Облік господарської діяльності як інформаційна система підприємства

Інформаційна система повинна відповідати таким вимогам:

• забезпечення мінімальним, але достатнім обсягом інформації для вироблення управлінських рішень;
• отримання достовірної інформації та її збереження на всіх стадіях руху;
• проходження мінімуму рівнів управління і структурних підрозділів; забезпечення відповідності частоти надходження і швидкості обробки частоті і швидкості змін стану відповідного елемента виробництва;
• адекватність інформації запитам апарату управління;
• збір даних, по можливості, про відхилення стану об'єкта від заданих параметрів;
• надходження інформації залежності від рівня управління (чим вищий рівень управління, тим рідше надходження інформації з одного і того ж питання, тим вищий рівень укрупнення показників і більше оціночних параметрів об'єкта) ;
• доведення мінімуму інформації про основну мету підприємства до всіх структурних підрозділів і апарату управління всіх рівнів;
• подання інформації в наочній формі;
• при мінімальному обсязі даних забезпечити максимум змісту інформації.

Відповідно до кібернетичного підходу система управління є сукупністю об'єкту управління, наприклад підприємства, і суб'єкта управління – управлінського апарату. Останній об'єднує в собі співробітників, що формують мету, розробляють плани, вимоги до ухвалення рішень, а також контролюють їх виконання. Завданнями ж об'єкту управління є виконання планів, вироблених управлінським апаратом

Обидва компонента системи управління пов’язані прямим (П) і зворотним (О) зв'язками. Прямий зв'язок реалізується в потоці директивної інформації, що спрямовується від управлінського апарату до об'єкту управління, а зворотній – це потік звітної інформації про виконання прийнятих рішень.

Директивна інформація породжується управлінським апаратом відповідно до мети управління та інформації про економічну ситуацію, про навколишнє середовище. Звітну інформацію формує об'єкт управління. Вона відображає внутрішню економічну ситуацію, а також ступінь впливу на неї зовнішнього середовища (затримки платежів, порушення подачі енергії, погодні умови, політична ситуація в регіоні і т. д.). Таким чином, зовнішнє середовище впливає не тільки на об'єкт управління: воно поставляє інформацію і управлінському апарату, рішення якого залежать від зовнішніх чинників (стане ринку, наявність конкуренції, величина процентних ставок, рівень інфляції, податкова і митна політика).

Інформаційні системи на підприємстві можна виділяти за функціями управління (системи управління, планування, координації, контролю тощо).

Кожна із систем підприємства супроводжується процесом генерування даних, з яких отримують економічну інформацію. Економічна інформація виникає й функціонує лише у зв'язку з виробничо-господарською діяльністю людей, відображаючи об'єктивні закономірності виробничих відносин..

Взаємозв'язок інформаційних потоків, засобів обробки, передачі і зберігання даних, а також співробітників управлінського апарату, що виконують операції щодо переробки даних, і складає інформаційну систему економічного об'єкту. Під економічною інформаційною системою розуміють систему, призначену для зберігання, пошуку і видачі економічної інформації на запит користувачів.

У процесі управління ухвалюються рішення трьох категорій: стратегічні, тактичні, оперативні. Відповідно управлінський апарат має трьохрівневу ієрархію: вищий, середній і оперативний рівні.

Вищий рівень (вище керівництво) визначає мету управління, зовнішню політику, матеріальні, фінансові і трудові ресурси, розробляє довгострокові плани і стратегію їх виконання. В його компетенцію входять аналіз ринку, конкуренції, кон'юнктура і пошук альтернативних стратегій розвитку підприємства на випадок виявлення загрозливих тенденцій у сфері його інтересів.

На середньому рівні основна увага зосереджена на складанні тактичних планів, контролі за їх виконанням, стеженні за ресурсами і розробці управляючих директив для висновку підприємства щодо запланованого рівня.

На оперативному рівні відбувається реалізація планів і складаються звіти про хід їх виконання. Керівництво тут складається, як правило, з працівників, що забезпечують управління цехами, ділянками, змінами, відділами, службами. Основне завдання оперативного управління полягає в узгодженні всіх елементів виробничого процесу.

На кожному з рівнів виконуються роботи, в комплексі забезпечуються управління. ці роботи називають функціями. функціями. Типовими є такі функції: планування, облік, аналіз і регулювання.

Планування – функція, за допомогою якої в ідеальній формі реалізується мета управління. Планування займає значне місце в діяльності вищого керівництва, менше – на середньому і минимальное – на оперативному рівні.

Облік – функція, спрямована на отримання інформації про хід роботи підприємства. Облік в основному здійснюється на оперативному і середньому рівнях управління. На вищому рівні управління облік відсутній, але на його основі проводять аналіз результатів виробництва і здійснюють його регулювання.

Аналіз і регулювання – зіставлення фактичних показників з нормативними (директивними, плановими), визначення відхилень, що виходять за межі допустимих параметрів, встановлення причин відхилень, виявлення резервів, знаходження шляхів виправлення ситуації і ухвалення рішень щодо управління на планову траєкторію. Дієвим інструментом для виявлення причин відхилень є аналіз чинників, а для пошуку шляхів виходу з ситуації, що створилася, – експертні системи.

Проектування інформаційної системи передбачає чітку структуру апарату управління, яка формується за такими правилами:

• поділ процесу управління на основні частини (виділення об'єктивно необхідних конкретних функцій управління) ;
• визначення чисельності працівників управління на основі нормативів по кожній функції;
• визначення структурних підрозділів залежно від характеру робіт і чисельності зайнятих працівників;
• складання принципової схеми організаційної структури управління із зазначенням підпорядкованості і взаємозв'язків управлінських підрозділів.

На діяльність підприємства справляє вплив нескінченна кількість фактів на вході та виході, а також всередині системи. Управління підприємством полягає в тому, щоб виявити максимально можливу кількість факторів, виміряти їх позитивний чи негативний вплив з метою регулювання та організації виробництва і досягнення поставленої мети.

Економічні фактори впливу на діяльність підприємства можна передбачити