Облік господарської діяльності як інформаційна система підприємства

Інформацію для системи управління готують облікові працівники. Вони виконують інформаційне обслуговування (сервіс) за такою схемою:

• збір даних, зафіксованих у документах;
• аналітико-синтетична переробка даних в інформацію;
• поширення інформації каналами комунікації;
• зберігання даних в архіві.

У процесі інформаційного сервісу використовують три види обслуговування:

• документальне, коли інформаційні потреби задовольняють методом надання первинних документів чи їх копій, звідки користувачі беруть інформацію самостійно;
• фактографічне, коли користувачам надають дані про окремі факти, події, тенденції, які релевантні запитам;
• концептографічне, коли попередньо факти піддаються обробці та інтерпретації з боку обліковців. Формується в даному випадку ситуативна інформація, яка дає оцінку поданих відомостей, тенденцій, перспектив розвитку.

Перший вид інформаційного сервісу є найменш формалізованим. Його використовують у підсистемі управлінського обліку. Він забезпечує дані для операційного менеджменту.

В управлінні можуть використовувати дані про окремі операції, явища чи процеси і в реальному масштабі часу їх опрацьовувати та приймати рішення в режимі сьогодні на сьогодні.

Другий вид обслуговування забезпечує підсистему фінансового обліку (менеджмент середнього рівня) даними систематизованими за окремими об'єктами.

Третій вид обслуговування необхідний для вищого рівня менеджменту, який відслідковує тенденції розвитку підприємства. Таку інформацію забезпечує контролінг, який дає можливість орієнтуватися в оточуючому середовищі, пояснити й осмислити предмети, події, явища, упорядкувати відносини в колективі, зазирнути у майбутнє. На жаль, методів отримання ситуативної інформації не створено до цього часу. Таку інформацію може забезпечити спеціалізована служба контролінгу, яка створюється для отримання інформації стратегічного призначення.

Система обліку поділяється на підсистеми, які мають особливі функції, мету, структуру, але їх об'єднує те, що вони генерують інформаційні ресурси для різних ієрархічних рівнів менеджменту:

• фінансовий облік – дає інформаційні ресурси для тактичного рівня;
• управлінський облік – для операційного рівня;
• контролінг – для стратегічного рівня.

Фінансовий облік дає інформацію для управління з великим запізненням, в той час коли менеджери повинні своєчасно приймати рішення щодо виконання завдань. Для досягнення мети і завдань підприємства необхідна інформація в реальному масштабі часу, яку може надати система управлінського обліку.

Інформація фінансового й управлінського обліку дозволяє досягти гомеостазу, проте сучасна економічна теорія акцентує увагу економістів на проблемі конкуренції на ринку, яка вимагає не гомеостазу, а адаптації до змін внутрішнього і зовнішнього середовища, що порушує рівновагу (гомеостаз) підприємства. Потрібно відшукувати методи порушення гомеостазу і, в той же час, забезпечувати поступовий економічний розвиток підприємства. За таких умов на перший план виступає стратегічне планування підприємства з урахуванням постійно змінюваного середовища. Отже, управління потребує інформації про досягнення стратегічної мети і в зв'язку з цим формується третій вид обліку – стратегічний або контролінг. В Україні контролінг лише почав зароджуватися, але його роль в управлінні важко переоцінити, оскільки він дає інформацію, якої не може надати фінансовий й управлінський облік.

Таким чином, продукт обліку збагачується за рахунок розширення його асортименту (інформація фінансового обліку доповнюється інформацією управлінського обліку і контролінгу). Продукт призначається для різних категорій споживачів (менеджерів нижчого, середнього і вищого рівня управління), що вимагає класифікації його за складом, часом, деталізацією, призначенням, об'єктами спостереження, черговістю, важливістю, формами і способами отримання й передачі та іншими критеріями.

Такий підхід до формування продукту обліку – інформації для управління – вимагає диференційованого підходу до методології та організації обліку: окремо для фінансового, управлінського обліку та контролінгу.

Точність інформації в значній мірі залежить від рівня управління, на який вона подається.

Для нижчого рівня інформація може бути приблизна, не точна, не документальна, але повинна надходити досить часто. Інформація для такого рівня переважно подається у вигляді усних повідомлень і лише зрідка у письмовому вигляді. Така інформація подається майстрам, начальникам змін, бригадирам, енергетикам, технологам дільниці, зміни, бригади тощо.

Для середнього рівня інформація надходить у систематизованому вигляді, відповідним чином оброблена у масштабах підрозділів підприємства. Інформація подається економічними службами таких підрозділів для керівників цехів, дільниць, виробничих ліній та ін. Інформація надходить переважно у письмовому вигляді з коментарями спеціалістів щодо відхилень від заданих параметрів. Усна інформація стосується екстрених повідомлень, на які потрібна реакція в реальному масштабі часу.

Для вищого рівня управління потрібна інформація трьох видів: про використання ресурсів, ефективність протікання процесів на виробництві, стратегічні показники розвитку підприємства. Інформація подається лише при відхиленнях фактичних даних від заданих параметрів, які вимагають втручання у процеси вищого керівництва, або інформація необхідна для розробки стратегії розвитку підприємства.

4. Методика проектування облікової інформаційної системи.

Система обліку може бути більш зрозумілою, якщо її описати в поняттях системних знань – ідей, концепцій, цінностей та інших елементів за допомогою яких можна відобразити оточуючий світ. Для практичної реалізації ідей обліку можна спроектувати відповідну інтелектуальну систему.

Проектування означає розробку такої системи, що відображає у знаковій (символьній) формі об'єкти обліку, відтворює явища і процеси господарської та фінансової діяльності, які пов'язані з фізичним світом та перетворенням ресурсів у готовий продукт, з метою отримання інформації про них. Облік перетворює світ реальності в абстрактну модель діяльності підприємства.

Розробка інформаційної системи підприємства пов'язана з прийняттям рішень, які доводиться виробляти розробнику щодо таких елементів, як:

• структуризація системи;
• принципи реалізації функцій;
• принципи