Облік господарської діяльності як інформаційна система підприємства

Управлінський цикл постійно повторюється у часі, що й обумовлює повторення стандартного набору функцій системи управління. Облік, як система інформації про фактичний стан запланованих значень показників господарської діяльності підприємства, також періодично повторюється, хоча у кожному з циклів отримують нову інформацію, яка має неповторний характер, оскільки у процесі господарської діяльності постійно відбуваються зміни. Як правило, в плануванні й обліку діяльності підприємства використовують в якості циклу місячний термін.

Оскільки облікова система служить засобом для отримання інформації про явища, процеси і події, які відбуваються у фінансово-господарській діяльності, а інформація призначена для менеджменту, то система управління визначає мету і завдання для системи обліку.

Для менеджменту потрібна не будь-яка інформація, а лише така, що спрямована на об'єкт пізнання – деякий фрагмент реального світу (фінансова і господарська діяльність підприємства – економіка, фінанси, нормування ресурсів та їх ефективне використання, визначення за певним алгоритмом фінансового результату тощо). Предметом пізнання виступають сторони, грані, аспекти об'єкта, які характеризуються окремими економічними показниками, алгоритмами, динамікою, залежностями між показниками.

За окремими обліковими показниками, зафіксованими у документах, стандартах, регламентах та процедурами їх обробки бухгалтер повинен бачити єдиний інформаційний процес і його окремі частини. Інформатика формулює закони щодо обробки, передачі та використання у практичній діяльності інформаційних ресурсів, сприяє інформатизації суспільства.

Економіку підприємств визначають матеріальні сили, задіяні в технологічному процесі (матеріальні, технічні, енергетичні, трудові, фінансові). Інформаційні ресурси подібно до ферменту переводять матеріальні сили з латентного в активний стан і вводять їх у задане русло ефективного використання.

Інформаційні ресурси, на відміну від матеріальних, мають такі властивості:

• невичерпність та відтворюваність;
• збереження і збільшення незалежно від використання;
• потенційність використання у майбутньому.

Управлінська діяльність пов'язується не лише з виробництвом, при якому виробляється товар, а й з інформацією, необхідною для удосконалення виробничих процесів, що впливає на ефективність господарювання.

Інформація дозволяє знешкодити множинність (комплексність) і скоротити-різноманітність станів об'єкта спостереження, що дозволяє здійснити процес управління. Інформація, яку надає система обліку, знешкоджує незнання, знижує рівень ентропії (невизначеності) та ризику прийняття невірних рішень.

Досить парадоксальним видається той факт, що ні теорія, ні практика навіть опосередковано не вживають і не позначають поняття «продукт обліку». Як будь-яка система, облік на виході дає продукцію під назвою «інформація». Що це таке, в чому полягає його сутність, чи є інформація товаром, як визначається ціна інформації, що таке інформаційні ресурси та багато інших питань щодо інформації залишаються без відповіді.

Відсутність семантичного (зміст та інтерпретація інформації), синтактичного (відношення, в яких знаходяться різні види інформації) та прагматичного (розширення сфери отримання й використання інформації) тлумачень багатоаспектного поняття інформації позбавляє систему обліку бачення своїх перспектив, удосконалення та розвитку. Бухгалтери та апарат управління не можуть домовитися відносно отримання інформації для менеджерів підприємства, оскільки бухгалтери знають який стандартний набір інформації можна отримати на підставі оброблених даних у підсистемі фінансового обліку, а менеджери вимагають оригінальної інформації, якої отримати з існуючих даних, що входять у систему обліку, бухгалтери або не вміють, або не хочуть, оскільки вважають, що в їх компетенцію це не входить.

Бухгалтери переконані в тому, що їх обов'язком є отримання інформації лише для складання фінансової звітності (до того ж і закон та стандарти обліку також націлюють бухгалтерів на отримання стандартної інформації). Лише економічно грамотні керівники підприємств примушують бухгалтерів організувати збір і обробку інформації на запит менеджерів.

Інформація тісно пов'язана з відображенням. Якщо у предметах відбуваються зміни внаслідок відображення впливу на них інших предметів, то можна говорити, що перший предмет стає носієм інформації про другий предмет.

Інформація виробляється на запит користувачів на основі інформаційних систем підприємства, до яких належить також система обліку. Основним призначенням системи обліку можна вважати виробництво контрольної інформації про господарську і фінансову діяльність підприємства для управлінської системи. Така інформація передається організаційними каналами, має спеціалізований, структурований та циклічний (періодично повторюваний) характер.

Хоча інформація не гарантує отримання нової вартості, проте її відсутність призводить до великих економічних втрат. Ефективність системи обліку можна оцінити величиною втрат, про які ця система сигналізує. Система обліку працює тим ефективніше, чим більше число потреб включає в інформаційне середовище і більше число споживачів обслуговує.

Інформація виступає в ролі ресурсу. Це товар особливого роду, який має споживчі властивості та вартість. Споживча вартість визначається цінністю інформації для користувачів, які не можуть без неї виконати свою роботу з прийняття управлінських рішень. Вартість інформації визначається витратами матеріальних, трудових, енергетичних, фінансових ресурсів на фіксацію, збір, обробку даних, зберігання та передачу їх користувачам.

На жаль, до цього часу в системі обліку не відстежується процес створення інформації і не визначаються витрати та ефективність використання інформаційних ресурсів. У системі обліку відображається динаміка і статика діяльності підприємства, зусилля якого спрямовуються на ефективне використання таких ресурсів:

• матеріальних (сировина, матеріали, паливо, енергія, малоцінні предмети) ;
• трудових (робоча сила) ;
• грошових (готівкою і в безготівковій формі) ;
• устаткування, споруд (основні засоби) ;
• інформаційних (споживання інформації).

Ресурси споживаються в процесі кругообороту капіталу – постачанні, виробництві, збуті та інвестуванні. Облік відстежує також споживання ресурсів у розрізі центрів витрат (цехи, дільниці, зміни,