Облік господарської діяльності як інформаційна система підприємства

• самоорганізації (спосіб прогресивної диференціації») ;
• еквіфінальності (незалежність фінального стану від стартових умов) ;
• прагнення досягти поставленої мети;
• підпорядкування адміністративному та інженерно-технічному персоналу.

Роль обліку полягає в забезпеченні інформації для системи управління про фактичні значення показників використання та стану ресурсів, протікання процесів, використання капіталу, стану розрахунків з дебіторами і кредиторами тощо.

Облік виконує роль механізму зворотного зв'язку в системі управління.

Системний метод передбачає вивчення об'єкту через виявлення зв'язків та відношень між його елементами, які взаємодіють всередині об'єкта, а також зв'язки між об'єктом і його зовнішнім оточенням.

Об'єкт, як система, не може бути дослідженим, якщо абстрагуватися від його взаємодії з середовищем. Структура і функції системи обліку підтримуються за допомогою безперервного обміну інформацією із зовнішнім середовищем (системою управління підприємством, зовнішніми користувачами інформації тощо).

Значний інтерес для дослідників обліку має процес структурування системи. Перш за все, в ній потрібно виділити об'єкт і суб'єкт пізнання. Об'єкт (система) виступає в ролі організованої частини середовища зі своїми функціональними завданнями. Суб'єкт виступає у ролі замовника, конструктора, керівника, дослідника системи (при цьому це може бути окрема особа чи група осіб), зусилля яких спрямовується на забезпечення функціонування системи. Структурування системи здійснюється послідовно за такими етапами:

аналіз зв'язків системи з середовищем. Об'єкт сполучається з середовищем матеріальними зв'язками (отримує з нього фактори виробництва і віддає готову продукцію). У системі діють інші закономірності, ніж в оточуючому середовищі, оскільки в ній є сукупність елементів, зв'язаних між собою, що діють за певними законами;

визначення контуру зворотного зв'язку, який з'єднує об'єкт з суб'єктом, а суб'єкт, в свою чергу, впливає на об'єкт, що можна показати на рис. 1. 1. 2.

 

Виділенням об'єкта із середовища здійснюється структурування зв'язків у системі, визначається класифікація функцій системи та взаємодія між системою і середовищем:

• визначення змістовності системи обліку через її функції. Змістовність системи розкривається завдяки виділенню елементів, зв'язків між ними та моделюванню реальних процесів, що відбуваються всередині системи;
• вибір принципу управління системою;
• визначення об'єктів управління, ресурсів, процесів та обмежень системи;
• встановлення мети функціонування системи;
• розробка концепції та алгоритмів управління системою.

Серед названих етапів найважливіше (принципове) значення має використання принципу зворотного зв'язку.

Без принципу зворотного зв'язку неможливо визначити мету і завдання обліку, обсяг та структуру інформаційних ресурсів, які генерує система обліку; механізм отримання даних та трансформування їх в інформацію; вивчити механізм виробництва і споживання інформації з урахуванням потреб менеджерів різного ієрархічного рівня та ін.

Система управління обов'язково включає блок контролю, який призначений для порівняння фактичних показників з плановими (прогнозованими, розрахунковими, кошторисними) та виявлення розходжень між ними. В подальшому менеджери здійснюють аналіз факторів, які обумовили відхилення. Без блоку контролю не може відбутися управлінський цикл і неможливо прийняти рішення без ризику отримання збитків.

Інформацію для блоку контролю забезпечує система обліку, що виконує функцію зворотного зв'язку в системі управління. Через блок контролю здійснюється контакт двох систем – обліку й управління за допомогою зворотного зв'язку.

Зворотний зв'язок – це канал, яким передається інформація з системи обліку в систему управління. Інформація, отримана із системи обліку, дає можливість менеджерам порівняти параметри мети (завдань) з отриманими реальними показниками параметрів діяльності. У взаємодії двох систем важливим елементом виступає мета, яку ставить перед собою виробничо-господарська та фінансова система. Іншими словами, сенс існування зворотного зв'язку (обліку) виправданий тільки у випадку, коли планується діяльність. Отже, одним із принципів організації обліку на підприємстві є узгодження планових і фактичних показників.

Одним з перших дослідників обліку на основі системного підходу були Палій В. Ф. і Соколов Я. В. та Нарібаєв К. Н., які на досить високому науковому рівні розкрили сутність системи, її структуру, властивості, значення системного підходу для удосконалення моделі обліку, проте у традиційну теорію обліку вони не включені до цього часу. Облік описують на основі старих уявлень у відриві від потреб управління, в той час, коли лише «... завдяки системному підходу досягається найбільш ефективне управління господарськими процесами», а «в обліку немає ніяких цілей і завдань, які вийшли б за межі управління». Якби ці ідеї були реалізовані у теорії обліку, то управлінський облік в нашій країні почав би формуватися у якості підсистеми загальної системи обліку не з 2000 року, а з середини 80-х років XX ст.

Система обліку тісно пов'язана з циклом управління через елемент контролю. Облік відстежує всі кількісні та грошові параметри діяльності підприємства, які попередньо були визначені в блоці «планування» загального циклу управління. Між набором планових і фактичних показників повинна існувати повна тотожність. На основі даних про відхилення фактичних даних від планових значень економічних показників менеджери приймають управлінські рішення.

У системі менеджменту питання прийняття рішень займає центральне місце. Відхилення від запланованих показників діяльності, які виявлені при порівнянні з фактичними, аналізують, оцінюють та розробляють альтернативні варіанти прийняття рішень. З множини альтернатив вибирають найкращий варіант. Рішення доводиться до виконавців у вигляді команд і розпоряджень щодо коригування їх дій. Коли менеджери здійснюють у системі управління коригування дій