Облік грошових коштів на прикладі військової частини А1446

 

 

Документація відіграє важливу роль в управлінні фінансово-господарською діяльністю військової частини. У формі відповідних документів (платіжні доручення, накладні, касові ордери) даються розпорядження на виконання певних господарських операцій, а для працівників, які виконують ці розпорядження (матеріально-відповідальні особи тощо) документи є підставою для здійснення ними операцій.

За допомогою документів здійснюється попередній, поточний і наступний контроль за доцільністю і законністю господарських операцій, за збереженням майна військової частини, його ефективним використанням.

Документи мають правове значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій. Вони використовуються також для аналізу фінансової та господарської діяльності, фінансового контролю і доку ментальних ревізій.

Оскільки бухгалтерські документи є носіями первинної інформації і підставою для подальших записів, від якості їх оформлення значною мірою залежить повнота і достовірність облікових даних. Тому до документів ставиться ряд вимог щодо змісту та оформлення: своєчасність складання, достовірність показників, правильність оформлення.

Порядок складання й оформлення документів визначений Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16. 07. 1999 №996-ХІУ, Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України від 24. 05. 95 №88.

Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарських операцій, а якщо це неможливо – безпосередньо після їх закінчення.

Для набуття юридичної сили документи, складені на паперових або машинних носіях, повинні мати такі обов'язкові реквізити: - назву (форму) ;

- дату і місце складання;

- назву військової частини (умовну чи дійсну), від імені якої складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати - особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Залежно від характеру операції в документах можуть міститися й інші реквізити.. [29]

Згідно з Тимчасовим Положенням з бухгалтерського обліку у Збройних Силах України, затвердженим наказом Міністра оборони України від 01. 03. 2001 №71 у військовій частині всі бухгалтерські документи, пов'язані з фінансово-господарською діяльністю, підписуються (візуються) командиром військової частини і начальником фінансово-економічного органу або згідно з розпорядженням командира військової частини – його заступниками та заступником начальника фінансово-економічного органу.

Документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним казначейством України, Держкомстатом України, Національним банком України, або на бланках спеціалізованих форм чи виготовлених самостійно з дотриманням діючих вимог. У військових частинах широко використовуються уніфіковані документи, тобто єдині форми документів, призначених для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, установах та організаціях різних галузей. Такими документами є, наприклад, платіжні доручення, прибуткові і видаткові касові ордери, авансові звіти, накладні, розрахунково-платіжні відомості тощо.

Документи повинні заповнюватися чітким розбірливим почерком, без підчисток, забруднень, дописок ручним способом чи з використанням технічних засобів. Вільні рядки в документах повинні прокреслюватися. Відповідальність за своєчасне складання первинних документів та достовірність відображення в них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Класифікація первинних документів наведена на рис. 2. 1.

 

Рис. 2. 1. Класифікація первинних документів

 

Оформлені документи здаються у фінансово-економічний орган разом зі звітами матеріально-відповідальних осіб чи реєстрами. Начальнику фінансово-економічного органу забороняється брати до виконання документи на операції, що суперечать вимогам законодавчих та інших нормативних документів, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, юридичним і фізичним особам.

Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15 лютого 1996 року № 51 і мають застосовуватися без змін у всіх установах незалежно від їх відомчої підпорядкованості.

Приймання готівки проводиться касами військових частин за прибутковими касовими ордерами (форма № КО-1)  (додаток 2). Прибутковий касовий ордер виписується в одному примірнику та реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма № КО-3)  (додаток 3) працівником фінансового органу, підписується начальником фінансового органу або уповноваженою ним особою та передається до каси.

Квитанція до прибуткового касового ордера, завірена підписами начальника фінансового органу або уповноваженої ним особи та бухгалтера-касира, завірена печаткою (штампом) бухгалтера-касира, видається на руки особі, яка здала гроші. Прибутковий касовий ордер, за яким одержано готівку, залишається в касі..

Видача готівки касами військової частини проводиться за видатковими касовими ордерами (форма № КО-2)  (додаток 3) або належним чином оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. До видаткових документів можуть додаватися заявки на видачу готівки, рахунки тощо.

Документи на видачу грошей повинні бути власноруч підписані командиром військової частини і начальником фінансового органу військової частини або особами, уповноваженими ними. У тих випадках коли на доданих до видаткових касових ордерів документах (заявах, рахунках) є підпис командира військової частини, який дозволяє здійснити ці видатки, на видаткових касових ордерах його підпис не обов’язковий.

У разі видачі грошей за видатковим касовим ордером окремій особі касир вимагає документ, що засвідчує особу, записує найменування і номер документа, коли і ким він виданий і відбирає розписку одержувача. Якщо видатковий документ складено на видачу грошей