Облік грошових коштів на прикладі військової частини А1446

Видача грошей особам, які не числяться у списковому складі військової частини, проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3), що виписуються на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів..

Виплата грошового забезпечення, заробітної плати, допомог через тимчасову непрацездатність, премій та інших належних сум особовому складу проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача. Тут необхідно зазначити, що переважна частина працівників і військовослужбовців військової частини А 1446 заробітну плату і грошове забезпечення отримують через банківські платіжні картки (за винятком осіб, які нещодавно зараховані чи переведені до штату і ще не встигли виготовити ці картки).

В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на оплату праці (у разі відпустки, хвороби тощо), а також видача грошей під звіт на витрати, пов’язані із службовими відрядженнями, кільком особам.. [29]

Прибуткові касові ордери (додаток 1) або видаткові документи до передачі в касу реєструються фінансовим органом у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних відомостей на виплату заробітної плати, реєструється після її видачі.

Усі надходження і видачі готівки враховують в касовій книзі (додаток 4), типова форма якої затверджена наказом Міністерства Статистики України від 15 лютого 1996 року № 51 “Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій”.

Записи в касову книгу проводяться касиром одразу після одержання або видачі грошей за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом.

Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до фінансового органу як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розписку в касовій книзі.

Касир відповідно до чинного законодавства несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей

Для збереження систематизації первинних бухгалтерських документів, щодо грошових коштів, відкриваються такі справи за меморіальними ордерами:

- прибутково-видаткові виправдні документи за касовими операціями (М/о№1)  (додаток 5) ;

- прибутково-видаткові виправдні документи з руху грошових коштів за загальним фондом (М/о №2)  (додаток 6) ;

- прибутково-видаткові виправдні документи з руху грошових коштів за спеціальним фондом (М/о №3)  (додаток 7).

У разі необхідності за рішенням начальника фінансово-економічного органу можуть заводитись і інші справи для зберігання первинних документів.

До передачі в архів документи зберігаються в спеціальних приміщеннях або закритих шафах. За них відповідають особи, уповноважені начальником фінансово-економічного органу. У бухгалтерському архіві документи зберігаються протягом встановленого терміну, після чого передаються в Галузевий державний архів Міністерства оборони. Терміни їх зберігання встановлено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України від 20. 07. 1998 №41, Настановою із захисту державної таємниці у Збройних Силах України та Інструкцією із забезпечення режиму таємності в режимних частинах Збройних Сил України (наказ Міністра оборони України від 18. 11. 03 №401).

У разі розформування військової частини і ліквідації фінансово-економічного органу керівні документи, а також усі справи та облікові регістри передаються правонаступнику, якого визначають згідно з вказівкою вищих керівних органів.

Після закінчення установлених термінів зберігання у військовій частині (або в разі розформування військової частини) обревізовані контрольно-ревізійними органами Міністерства оборони України документи та облікові регістри, що підлягають подальшому зберіганню, передаються до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України. Документи, що засвідчують здавання справ до архіву, зберігаються постійно у фінансово-економічному органі (а в разі розформування – у правонаступника).

З метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку в порівнянні з фактичним станом справ стосовно наявності майна, грошових коштів і документів, усіх видів фінансових зобов’язань у військових частинах проводиться інвентаризація. Вона здійснюється відповідно до Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30 жовтня 1998 року № 90, з урахуванням особливостей проведення інвентаризації майна у Збройних Силах України, (додаток 8) передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 3 травня 2000 року № 748 “Про затвердження положення про інвентаризацію військового майна у Збройних Силах України” та Положенням про військове (корабельне) господарство Збройних сил України, затвердженим наказом Міністра оборони України від 16 липня 1997 року № 300.

Слід відмітити, що згідно наказу Міністра оборони СРСР № 80 від 30 березня 1973 року командир військової частини один раз на місяць зобов’язаний проводити перевірку каси шляхом перерахунку готівки та відповідності її залишку, виведеному у касовій книзі.

Основні первинні документи, які ведуться у військовій частині А 1446 для обліку готівкових та безготівкових розрахунків, наведені в таблиці 2. 2.

 

Таблиця 2.2

Первинні документи, які ведуться у військовій частині А 1446 для обліку готівкових та безготівкових розрахунків

№ п/п Назва документа Призначення документа

 

1 Прибутковий касовий ордер Призначений для оприбуткування готівки, що надходить в касу

2 Видатковий касовий ордер Призначений для видачі готівки з каси