Управління персоналом

Варто зазначити, що комп’ютерне забезпечення працівників структурного підрозділу знаходиться на нормальному рівні, оскільки кожному працівнику відділу наданий персональний комп’ютер, який є не лише персональний за термінологією, але і за змістом. Важливими характеристиками продуктивності комп'ютера при роботі з документами мають величина оперативної пам'яті та місткість жорсткого диска.

Наявність у відділі сукупного «принтера-сканера-ксерокса» є вигідним технічним засобом для працівників. Оскільки він є зручним у користуванні та компактним за обсягом і його можна розмістити в будь-якому місці робочого кабінету.

Відділ кадрів ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» для ефективної діяльності використовує наступні комп’ютерні програми: MS Office (Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Powerpoint).

На базі MS Office обробляються всі дані. Microsoft Word – текстовий процесор, призначений для створення, перегляду і редагування текстових документів, з локальним вживанням простих форм таблично-матричних алгоритмів. В даному програмному забезпеченні (далі ПЗ) друкуються абсолютно всі документи департаменту, резюме тощо. Microsoft Excel – програма для роботи з електронними таблицями, яка надає можливості економіко-статистичних розрахунків, використання графічних інструментів і мови макропрограмування VBA. Це ПЗ використовується як для звітностей управлінь, так і для безпосередньої організації робочого процесу. Зокрема, управління ефективності та оплати праці працює в даному ПЗ, розраховуючи заробітну плату працівників, премії, різноманітні показники тощо. Microsoft Power Рoint – програма для створення і проведення презентацій. Використовується для проведення презентації квартальної та річної звітності департаменту.

Щодо спеціалізованих програм, то у відділі кадрів таких немає, і це є суттєвим недоліком. На думку автора, слід обов’язково використовувати такі програми, які дають можливість економити час та зручні у використанні. Для даного підприємства підійдуть наступні програми: Персонал Актив, HRM, eCSpert (містить у собі підсистему розрахунку заробітної плати Payroll)

Функціональність HRM: eCSpert умовно розділяється на наступні компоненти:

Адміністрування системи.

Керування структурою організації та персоналом.

Ведення кадрового документообігу.

Облік робочого часу.

Відбір претендентів на вакантні посади.

Формування звітів.

Підсистема адміністрування забезпечує виконання наступних функцій:

Керування правами доступу користувачів до даних і функціями системи, групами користувачів.

Керування системними настроюваннями.

Керування довідковою інформацією.

Ведення журналів зміни інформації в системі.

Керування структурою організації й персоналом передбачає передусім:

керування організаційною структурою підприємства та штатним розкладом;

оформлення прийому співробітника на роботу з автоматизованим розрахунком стажу роботи.

Кадровий документообіг забезпечує прийом, зберігання й обробку інформації про документи керування персоналом. Підсистема кадрового документообігу забезпечує виконання наступних функцій:

Облік призначень співробітника на посаду;

Облік звільнень та усунень з посади;

Облік перебування співробітників у відрядженнях;

Облік лікарняних;

Облік відпусток;

Облік підвищення кваліфікації співробітників і проведення тренінгів;

Облік преміювань та інших разових виплат;

Облік стягнень;

Облік договорів підряду;

Реєстрація наказів (у формалізованому виді).

Облік робочого часу ведеться в табелі. У плановому табелі вказується робочий час, що співробітник повинен відробити, виходячи з його графіка роботи, відряджень, лікарняних, відпусток і т. п. У фактичному табелі вказується час, що співробітник фактично відробив, виходячи з даних системи контролю доступу в приміщення. У формі порівняння табелів (в ній виводяться дані порівняння планового й фактичного табелів) можна одержати дані про недоробку/переробку співробітника щодо його графіка. Є можливість доступу в систему з відділень для заповнення інформації про відпрацьований робочий час на рівні відділень підприємства.

Відбір претендентів на вакантні посади. Частина системи, відповідальна за організацію зберігання й обробку інформації з відбору кандидатів на вакантні посади, забезпечує виконання наступних функцій:

Збір і зберігання інформації про кандидатів;

Облік проведених співбесід з кандидатами;

Облік інтегральної оцінки за результатами співбесід;

Відстеження проходження іспитового терміну із завчасним нагадуванням.

Функції підсистеми по формуванню звітів:

Друк карток, документів.

Формування й друк реєстрів документів (лікарняні, відпустки, відрядження).

Зведені й статистичні звіти.

Звіти по формах, затверджених керівництвом підприємства.

Звіти по формах, затверджених законодавством України.

Експорт даних у додатки MS Offіce (MS Word, MS Excel, формат PDF, формат DBF).

Розглянемо приклади наказів із прийняття та звільнення на даному підприємстві (Додаток 6, 7).

Взаємодія з підсистемою розрахунку заробітної плати. У системі керування персоналом передбачені можливості для постійного й тісного спільного функціонування з підсистемою розрахунку заробітної плати, що поставляється разом із системою керування персоналом. Система керування персоналом надає дані, необхідні підсистемі розрахунку заробітної плати для виконання функції розрахунку заробітної плати співробітників. Система керування персоналом може одержувати з підсистеми розрахунку заробітної плати інформацію, необхідну для формування звітності, зокрема, розміри фонду оплати праці для звітів 1-ПВ, 3-ПВ і розшифровок показників, що вказують у цих звітах.

Підсистема розрахунку заробітної плати Payroll: eCSpert. Підсистема розрахунку заробітної плати призначена для автоматизації завдань із розрахунку заробітної плати, розрахунку податків на доходи співробітників підприємства, відрахувань із фонду оплати праці й